Document Management

Voor bedrijven is het van belang dat hun documenten duidelijk op één plek opgeslagen worden, zodat u altijd met de juiste versie werkt. Zo voorkomt u misverstanden met versies, want als een medewerkers per ongeluk doorwerkt in een verkeerde versie dan zijn alle opeenvolgende versies foutief. Maar ook voor bijvoorbeeld contracten is het van belang dat deze goed worden opgeslagen in het systeem, zodat die niet kwijt raken. En natuurlijk is het belangrijk dat u de contracten goed in de gaten houdt, zodat niet plotseling een medewerkers een verlopen contract heeft. Dit is allemaal te voorkomen door een goed Document Management systeem, wat al uw documenten overzichtelijk bewaart.

Document Management systemen

Het belangrijkste onderdeel van een Document Management systeem is hoe het de documenten digitaal worden opgeslagen, zodat u ze snel kunt terug vinden. Het systeem koppelt digitale versies van een document aan de fysieke locatie van dat document, zodat u dat terug kunt vinden als u het document nodig heeft. Ook is het mogelijk om uw facturen te beheren met een Document Management systeem, wat dan voor u in de gaten houdt welke factuur nog niet betaald is en welke al wel, waarna de factuur kon worden gearchiveerd. Zo raakt u nooit een factuur kwijt en heeft u ze altijd op tijd betaald. Hetzelfde is mogelijk met contracten, waar het systeem u aan kunt herinneren als ze op het punt staan te verlopen. Zo hoeft u zich geen zorgen meer te maken om verlopen contracten of niet betaalde facturen.

Binnengekomen stukken

Naast het beheren van documenten zorgt een Document Management systeem ervoor dat binnengekomen stukken kunnen worden verwerkt. U kunt met dit systeem de stukken inscannen, waarna ze gearchiveerd kunnen worden. Zo heeft u gelijk een digitale kopie en hoeft u zich geen zorgen meer te maken over de fysieke versie.